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办公小技巧:化繁为简 多工作表合并有高招

时间:2019-07-25
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  很多公司,特别是大型公司部门都非常多,为了记账的方在这种情况下,财务部门通常会为每个部门创建一份记录支出的工作表记录(图1)。但是,尽管记录很清楚,但后续查询并不方便。例如,要查看部门中特定月份的支出,传统方法是在两个工作表之间来回查询。现在使用Excel2016的PowerQuery功能,我们可以轻松地将多个工作表组合在一起。

图1公司的部门支出计划

创建一个新的工作簿文件,然后单击“数据 - 新查询 - 从Excel文件”并选择包含多个工作表的上述Excel文件。导入文件后会自动读取上述工作簿的列表,并自动显示每个工作表(图2)。

图2导入数据源

提示:

如果需要合成的工作表保存在多个工作簿文件中(合并的工作表必须具有相同的数据结构),则可以通过KutoolsforExcel插件实现它们。在Excel中启动KutoolsforExcel,单击“企业摘要”,在“摘要工作表向导”中,选择“将多个工作簿复制到工作表”选项。然后单击“添加”按钮以插入需要合并的文件,以指定需要合并以将多个工作簿合并到一个工作簿中的工作表。最后,可以通过使用组合的工作簿作为数据源来执行上述操作。

在上面的窗口中选择任何工作表,单击“编辑”进入PowerQuery编辑窗口,因为这里我们只需要编辑“源”数据,所以在右侧窗格中“应用程序步骤”将被“源”划分为外部数据被完全删除(仅保留源),右键单击数据并选择“删除”(图3)。

图3保留了源数据

完成上述操作后,由于我们只需要分析包含金额的“数据”数据,按住Ctrl键选择DATA列的数据,并删除其他列的所有数据。完成删除列数据后,单击“数据”列旁边的“过滤器”按钮,为过滤器选项选择“扩展”,并选中所有Coloumes以单击“确定”(图4)。

图4筛选数据

可以看出,在上述操作之后,原始工作簿的所有成本数据都被集成到一个工作表中。选择第一行,然后单击“开始 - 第一行作为标题”。第一行的标题内容用作标题。然而,由于每个子表的标题由于合成而全部被集成,因此需要隐藏其他行的额外标题数据,并且通过筛选工具完成隐藏操作。单击“日期”右侧的“过滤器”按钮,然后在打开的下拉窗口中删除“日期”复选框,以便旧的仅保留第一行标题内容的显示(图5)。

图5筛选隐藏日期

完成上述操作后,单击“确定”,在返回的编辑窗口中单击“文件 - 关闭并上载”,然后将集成数据上载到新工作簿(图6)。

提示:

保存数据并上传到Excel工作簿后,您可以随时单击右窗格中的刷新按钮,在打开的窗口中单击“编辑”,然后返回到PowerQuery窗口进行编辑。

图6上传并保存

在保存上载数据的窗口中,单击“插入 - 数据透视表”,然后在打开的窗口中选择一个列表区域。选择所有合成数据,选择存储位置,选择“现有工作表”,然后在现有工作表区域中插入透视工作表(图7)。

图7插入透视工作表

在数据透视表的字段设置中,将日期拖动到“行”,将金额拖到“值”,将部门拖到“过滤器”,将成本拖到“列”以完成数据透视表的布局,这样数据透视表可以轻松查看每个部门的成本核算和统计数据(图8)。

图8数据透视表字段设置

继续单击“插入 - 计划”,在弹出窗口中选择“日期”,单击“插入 - 切片器”,然后在弹出窗口中选择“部门”以完成数据透视表设置(图9)。

图9插入切片器

好的,完成上述操作后。将来,如果我们需要查看每个部门的成本数据,那么只需点击插入日期或部门切片器,就可以根据需要过滤和查看。例如,如果您需要在第一季度检查销售部门的成本详细信息,只需将日期视图设置为“季度”,然后选择第一季度,单击切片机中的“销售”,以及部门的第一季度成本摘要可以立即显示。出来。当然,我们可以根据实际需要查看任何数据(图10)。

图10显示了效果

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